LBạn có cần nghỉ phép không? Nếu vậy, điều quan trọng là phải viết yêu cầu của bạn bằng văn bản để người quản lý của bạn dễ dàng hiểu những gì bạn yêu cầu. Yêu cầu nghỉ phép bằng văn bản cũng làm tăng cơ hội mà người quản lý sẽ đưa ra yêu cầu của bạn và giúp duy trì vị thế của bạn tại nơi làm việc để giảm thiểu sự thất bại cho sự nghiệp của bạn.

Nếu một nhân viên yêu cầu một kỳ nghỉ, đó là một ý tưởng tốt để yêu cầu thời gian nghỉ việc bằng đơn xin nghỉ phép. Thư yêu cầu nghỉ phép sẽ thể hiện tính chuyên nghiệp của nhân viên cũng như “tài liệu” phù hợp khi xin phép nghỉ.

Trước khi bắt đầu bức thư, nhân viên nên nghiên cứu các chính sách nghỉ phép tại nơi họ làm việc. Có thể có các hình thức đặc biệt cần phải điền hoặc một khoảng thời gian cụ thể trước ngày bạn muốn nghỉ mà yêu cầu phải được gửi.

Nhận phê duyệt

Nhân viên có cơ hội tốt hơn để được chấp thuận nếu họ tuân theo các nguyên tắc của công ty. Nếu các hình thức yêu cầu được yêu cầu, họ nên được điền và nộp theo quy định của công ty.

Việc bạn xin nghỉ phép để có một kỳ nghỉ là điều rất bình thường. Nhân viên sẽ dễ dàng được chấp thuận yêu cầu nghỉ phép nếu bức thư được viết tốt, đơn giản và được gửi trước ngày họ muốn rời khỏi văn phòng.

Ở nhiều công ty, kỳ nghỉ được phê duyệt theo yêu cầu nhận được. Đó là lý do tại sao lợi ích tốt nhất của nhân viên là gửi thư ngay khi họ biết khi nào họ muốn có kỳ nghỉ. Việc đặt trước các chuyến bay hoặc khách sạn không phải là một ý tưởng tốt cho đến khi đơn xin nghỉ phép của nhân viên có sự chấp thuận chính thức.

Thư chính thức

Trong nhiều trường hợp, nhân viên có thể đã thảo luận về yêu cầu nghỉ phép của họ với người trực tiếp lãnh đạo hoặc nhà quản lý. Mặc dù vậy, họ nên gửi một lá thư chính thức. Đơn xin nghỉ phép này sẽ được đưa vào hồ sơ cá nhân của nhân viên. Họ có thể tham khảo yêu cầu bằng lời nói trong thư nếu họ muốn.

Thư yêu cầu nghỉ phép nên bao gồm các điểm sau:

• Mục đích của bức thư nên được nêu trong đoạn đầu để người đọc không cần đọc nhiều cũng biết mục đích của bức thư.
• Lý do xin nghỉ cũng phải rõ ràng.
• Bức thư nên ngắn gọn. Giải thích dài có thể khiến người đọc loại bỏ hoặc không chấp thuận yêu cầu.
• Nếu người giám sát ngay lập tức đồng ý với yêu cầu, nhân viên có thể gửi thư từ bạn nêu rõ sự chấp thuận của họ. Trong một số trường hợp, nhân viên đó nên nêu rõ người được bàn giao công việc mà bạn đang đảm nhận trong khi bạn đi vắng.

Ví dụ: Tên người sẽ xử lý tất cả các thông tin liên lạc của tôi:

• Ngày nhân viên sẽ tiếp tục công việc nên được nêu.
• Trong một công ty nhỏ, bức thư có thể được gửi đến người giám sát, nhưng trong một công ty lớn, một bản sao phải được gửi đến bộ phận nhân sự.

Nó nên được gửi bằng thư xác nhận, vì vậy nhân viên có bằng chứng về thời gian và ngày thư được gửi và nhận. Bất kỳ thư hỗ trợ kèm theo phải là bản sao và không phải bản gốc.

Quy trình yêu cầu nghỉ làm

Quy trình điển hình để yêu cầu nghỉ việc chính thức là thảo luận về tình huống của bạn với người quản lý hoặc bộ phận nhân sự. Trước tiên, bạn nên viết một lá thư (hoặc, thông thường hơn là một email) cho người giám sát trực tiếp của bạn yêu cầu một cuộc họp để thảo luận về việc và làm thế nào bạn nên nộp đơn xin nghỉ việc.

Trong thư này, bạn nên cung cấp:

• Lý do của bạn cần nghỉ phép (chẳng hạn như sinh con hoặc nhận con nuôi, các vấn đề sức khỏe cá nhân hoặc gia đình, người thân mất hoặc giảm bớt căng thẳng công việc quá tải).
• Những điều bạn sẵn sàng làm để giúp chuẩn bị cho sự vắng mặt của bạn (ví dụ: kiếm người người thay thế, viết sổ tay chi tiết về quy trình làm việc hàng ngày của bạn hoặc duy trì liên lạc nếu có vấn đề cần được hỏi trong thời gian bạn vắng mặt).
• Ngày khởi hành và trở lại làm việc mà bạn đang dự đoán

Điều quan trọng là đơn xin nghỉ phép của bạn theo cách tốt nhất có thể.

Thông báo càng nhiều càng tốt. Phải mất thời gian để sắp xếp sự đảm bảo cho công việc của bạn và để giải quyết các yêu cầu nhân sự liên quan đến nghỉ phép.

Biết quyền lợi của bạn. Cho phép nhiều nhân viên nghỉ phép không lương để giải quyết các điều kiện y tế và nhu cầu gia đình, chẳng hạn như sinh sản hoặc nhận con nuôi hoặc các trường hợp khẩn cấp liên quan đến nghĩa vụ quân sự tích cực của một thành viên gia đình.

Nhân viên đủ điều kiện làm việc cho các công ty có từ 50 nhân viên trở lên được hưởng 12 tuần làm việc không được trả lương trong thời gian 12 tháng. Tìm hiểu nếu bạn được bảo hiểm trước khi yêu cầu nghỉ phép. Nói chuyện với người giám sát trực tiếp của bạn trước, và trình bày yêu cầu của bạn bằng đơn xin nghỉ phép.