Làm Thế Nào Để Viết Một Đơn Xin Nghỉ Phép

Bạn có cần nghỉ làm một khoảng thời gian dài hơn thời gian nghỉ phép thông thường không? Cho dù đó là vì lý do cá nhân, bệnh tật hoặc để tiếp tục học hành, đơn xin nghỉ phép dài ngày có thể là một tình huống khó khăn và căng thẳng. Dù lý do của bạn là gì, điều quan trọng là ngừng đưa ra những điều không thể tránh khỏi và đưa ra yêu cầu của bạn càng sớm càng tốt.

Để giúp bạn giải quyết, chúng tôi đã tập hợp hướng dẫn chuyên sâu này với các mẹo và thủ thuật về cách định dạng đơn xin nghỉ phép và quan trọng nhất là có được câu trả lời bạn muốn.

Bắt đầu nào

Yêu cầu nghỉ phép có thể là một tình huống rắc rối – sau tất cả, sếp của bạn đã luôn muốn có được một nhân viên luôn chăm chỉ làm việc trong một thời gian dài. Để làm cho tình hình dễ dàng hơn một chút cho mọi người tham gia, hãy làm theo các mẹo sau:

Cảnh báo cho cấp trên của bạn sớm: Nếu một thành viên trong gia đình bạn mắc bệnh đe dọa đến tính mạng, ví dụ, hãy cho chủ nhân của bạn biết sớm vì họ sẽ mong bạn dành thời gian nghỉ ngơi nếu mối quan hệ đó buồn bã qua đi. Tương tự như vậy, nếu bạn biết bạn sẽ cần được lên lịch cho một số loại hoạt động, hãy cho người quản lý của bạn biết ngay khi bạn làm.

Đừng gửi đơn nghỉ phép mà không có lời cảnh báo: Để được chấp thuận cho kỳ nghỉ phép y tế vì vấn đề sức khỏe mà bạn cảm thấy sức khỏe của mình không ổn lắm, bạn sẽ cần nói chuyện với người quản lý của mình trước khi gửi đơn xin nghỉ phép một cách chính thức. Điều này được thực hiện tốt nhất trực tiếp và riêng tư, tránh xa các đồng nghiệp khác của bạn. Gửi cho sếp của bạn một email và yêu cầu một cuộc trò chuyện nhanh khi nó thuận tiện cho họ.

Hãy cụ thể vấn đề: Hãy minh bạch nhất có thể bằng cách trung thực và cởi mở về thời gian nghỉ của bạn (tùy thuộc vào mối quan hệ của bạn với người quản lý của bạn). Ví dụ, nếu nó tiếp tục nâng cao trình độ học vấn, hãy đảm bảo bạn giải thích nó sẽ mang lại lợi ích gì cho công ty trong dài hạn. Nếu lý do của bạn là vì bệnh hoặc chăm sóc một thành viên gia đình bị bệnh, bạn không cần phải đi sâu vào chi tiết nếu bạn không cảm thấy thoải mái khi làm như vậy.

Thảo luận về cách thức làm việc của bạn sẽ được xử lý khi vắng mặt: Hãy cho người giám sát của bạn biết bạn dự định phân phối công việc như thế nào trong khi bạn đi xa; bạn có thể thực hiện kế hoạch hành động với đồng nghiệp, nơi bạn đã giao nhiệm vụ cho các thành viên khác trong nhóm có thể tiếp tục các nhiệm vụ đó trong khi bạn không đến công ty. Điều này sẽ cho thấy rằng bạn đã chủ động và quan tâm đến trách nhiệm của mình.

Xem xét bất kỳ lựa chọn thay thế nào: Nếu bạn vẫn có thể làm việc từ xa trong khoảng thời gian này, hãy cho nhà tuyển dụng của bạn biết. Điều này sẽ có lợi cho cả bạn và họ, vì bạn vẫn sẽ kiếm được thu nhập và công việc vẫn sẽ được hoàn thành, có nghĩa là công ty đã không phải thuê một người thay thế tạm thời nào cả.

Làm Thế Nào Để Viết Đơn Xin Nghỉ Phép

LBạn có cần nghỉ phép không? Nếu vậy, điều quan trọng là phải viết yêu cầu của bạn bằng văn bản để người quản lý của bạn dễ dàng hiểu những gì bạn yêu cầu. Yêu cầu nghỉ phép bằng văn bản cũng làm tăng cơ hội mà người quản lý sẽ đưa ra yêu cầu của bạn và giúp duy trì vị thế của bạn tại nơi làm việc để giảm thiểu sự thất bại cho sự nghiệp của bạn.

Nếu một nhân viên yêu cầu một kỳ nghỉ, đó là một ý tưởng tốt để yêu cầu thời gian nghỉ việc bằng đơn xin nghỉ phép. Thư yêu cầu nghỉ phép sẽ thể hiện tính chuyên nghiệp của nhân viên cũng như “tài liệu” phù hợp khi xin phép nghỉ.

Trước khi bắt đầu bức thư, nhân viên nên nghiên cứu các chính sách nghỉ phép tại nơi họ làm việc. Có thể có các hình thức đặc biệt cần phải điền hoặc một khoảng thời gian cụ thể trước ngày bạn muốn nghỉ mà yêu cầu phải được gửi.

Nhận phê duyệt

Nhân viên có cơ hội tốt hơn để được chấp thuận nếu họ tuân theo các nguyên tắc của công ty. Nếu các hình thức yêu cầu được yêu cầu, họ nên được điền và nộp theo quy định của công ty.

Việc bạn xin nghỉ phép để có một kỳ nghỉ là điều rất bình thường. Nhân viên sẽ dễ dàng được chấp thuận yêu cầu nghỉ phép nếu bức thư được viết tốt, đơn giản và được gửi trước ngày họ muốn rời khỏi văn phòng.

Ở nhiều công ty, kỳ nghỉ được phê duyệt theo yêu cầu nhận được. Đó là lý do tại sao lợi ích tốt nhất của nhân viên là gửi thư ngay khi họ biết khi nào họ muốn có kỳ nghỉ. Việc đặt trước các chuyến bay hoặc khách sạn không phải là một ý tưởng tốt cho đến khi đơn xin nghỉ phép của nhân viên có sự chấp thuận chính thức.

Thư chính thức

Trong nhiều trường hợp, nhân viên có thể đã thảo luận về yêu cầu nghỉ phép của họ với người trực tiếp lãnh đạo hoặc nhà quản lý. Mặc dù vậy, họ nên gửi một lá thư chính thức. Đơn xin nghỉ phép này sẽ được đưa vào hồ sơ cá nhân của nhân viên. Họ có thể tham khảo yêu cầu bằng lời nói trong thư nếu họ muốn.

Thư yêu cầu nghỉ phép nên bao gồm các điểm sau:

  • Mục đích của bức thư nên được nêu trong đoạn đầu để người đọc không cần đọc nhiều cũng biết mục đích của bức thư.
  • Lý do xin nghỉ cũng phải rõ ràng.
  • Bức thư nên ngắn gọn. Giải thích dài có thể khiến người đọc loại bỏ hoặc không chấp thuận yêu cầu.
  • Nếu người giám sát ngay lập tức đồng ý với yêu cầu, nhân viên có thể gửi thư từ bạn nêu rõ sự chấp thuận của họ. Trong một số trường hợp, nhân viên đó nên nêu rõ người được bàn giao công việc mà bạn đang đảm nhận trong khi bạn đi vắng.

Ví dụ: Tên người sẽ xử lý tất cả các thông tin liên lạc của tôi:

  • Ngày nhân viên sẽ tiếp tục công việc nên được nêu.
  • Trong một công ty nhỏ, bức thư có thể được gửi đến người giám sát, nhưng trong một công ty lớn, một bản sao phải được gửi đến bộ phận nhân sự.

Nó nên được gửi bằng thư xác nhận, vì vậy nhân viên có bằng chứng về thời gian và ngày thư được gửi và nhận. Bất kỳ thư hỗ trợ kèm theo phải là bản sao và không phải bản gốc.

Quy trình yêu cầu nghỉ làm

Quy trình điển hình để yêu cầu nghỉ việc chính thức là thảo luận về tình huống của bạn với người quản lý hoặc bộ phận nhân sự. Trước tiên, bạn nên viết một lá thư (hoặc, thông thường hơn là một email) cho người giám sát trực tiếp của bạn yêu cầu một cuộc họp để thảo luận về việc và làm thế nào bạn nên nộp đơn xin nghỉ việc.

Trong thư này, bạn nên cung cấp:

  • Lý do của bạn cần nghỉ phép (chẳng hạn như sinh con hoặc nhận con nuôi, các vấn đề sức khỏe cá nhân hoặc gia đình, người thân mất hoặc giảm bớt căng thẳng công việc quá tải).
  • Những điều bạn sẵn sàng làm để giúp chuẩn bị cho sự vắng mặt của bạn (ví dụ: kiếm người người thay thế, viết sổ tay chi tiết về quy trình làm việc hàng ngày của bạn hoặc duy trì liên lạc nếu có vấn đề cần được hỏi trong thời gian bạn vắng mặt).
  • Ngày khởi hành và trở lại làm việc mà bạn đang dự đoán

Điều quan trọng là đơn xin nghỉ phép của bạn theo cách tốt nhất có thể.

Thông báo càng nhiều càng tốt. Phải mất thời gian để sắp xếp sự đảm bảo cho công việc của bạn và để giải quyết các yêu cầu nhân sự liên quan đến nghỉ phép.

Biết quyền lợi của bạn. Cho phép nhiều nhân viên nghỉ phép không lương để giải quyết các điều kiện y tế và nhu cầu gia đình, chẳng hạn như sinh sản hoặc nhận con nuôi hoặc các trường hợp khẩn cấp liên quan đến nghĩa vụ quân sự tích cực của một thành viên gia đình.

Nhân viên đủ điều kiện làm việc cho các công ty có từ 50 nhân viên trở lên được hưởng 12 tuần làm việc không được trả lương trong thời gian 12 tháng. Tìm hiểu nếu bạn được bảo hiểm trước khi yêu cầu nghỉ phép. Nói chuyện với người giám sát trực tiếp của bạn trước, và trình bày yêu cầu của bạn bằng đơn xin nghỉ phép.

Làm Thế Nào Để Đơn Xin Nghỉ Phép Được Chấp Thuận (đặt link)

Đối với các doanh nghiệp hiện nay, đặc biệt với những dự án lớn và quan trọng, họ luôn mong muốn nhân viên của mình luôn phải làm việc theo quá trình và đưa ra thời hạn để đảm bảo khối lượng và mục tiêu công việc được hoàn thành đúng tiến độ. Vì vậy, việc viết đơn xin nghỉ phép vì bất kỳ lý do gì, cũng nên luôn nằm trong tầm kiểm soát và điều hướng kịp thời của nhà quản lý.

Vì sao phải viết đơn xin nghỉ phép?

Xin nghỉ phép là một trong những quyền lợi cơ bản nhất của một người lao động trong chính sách quyền và nghĩa vụ người sử dụng lao động và người lao động.

Ví dụ như họ sử dụng ngày nghỉ phép của mình để giải quyết những vấn đề cá nhân như khám sức khỏe, gia đình có người bị bệnh, đi du lịch, bị ốm,… Tùy vào từng hoàn cảnh, chúng ta sẽ sử dụng những mẫu đơn xin nghỉ phép khác nhau.

Gần đây nhất, để chuẩn bị trước Tết 2019 nhiều người có mong muốn được nghỉ phép sớm để về quê chuẩn bị cho gia đình hoặc vì tình huống không tránh khỏi trong dịp cận Tết là hết vé các phương tiện như vé tàu, vé xe, vé máy bay hoặc không thể mua đúng ngày, đúng chuyến.

Đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh viết thế nào?

Cũng tương tự như đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Việt, nó sẽ bao gồm những thông tin cá nhân của người xin nghỉ phép.

Trong đó nên có một vài dòng nói rõ lí do xin nghỉ phép (tất nhiên phải là lí do chính đáng) để người quản lí có thể kịp thời nắm bắt được và điều phối người khác.

Đơn xin nghỉ phép là giấy tờ đảm bảo sự hợp lệ về việc nghỉ phép của các nhân viên trong bất cứ một doanh nghiệp nước ngoài nào.

Bên cạnh đó bạn cũng cần phải viết rõ khối lượng công việc mà mình đang đảm nhiệm như thế nào, có công việc nào cần ưu tiên hoàn thành gấp, và sẽ được bàn giao lại cho ai?

Việc bạn phân công rõ ràng này sẽ giúp cho cấp trên của bạn hoặc người lãnh đạo trực tiếp có thể nắm rõ được tình hình công việc để điều chỉnh. Tất nhiên nó sẽ chỉ được dùng ở những doanh nghiệp nước ngoài có trụ sở tại Việt Nam.

Những trường hợp ngoại lệ cần viết đơn xin nghỉ phép không lương

Trong quá trình làm việc thực tế, người lao động thường gặp phải rất nhiều trường hợp bắt buộc phải nghỉ làm như gia đình có việc riêng hay vì lí do sức khỏe, từ đó dẫn đến việc họ không còn ngày nghỉ phép (nghỉ làm nhưng vẫn hưởng lương) do trước đó đã xin nghỉ hết số ngày đáng được nghỉ phép theo quy định của pháp luật. Do đó họ bắt buộc phải viết đơn xin nghỉ không lương.

Ngoài những ngày nghỉ phép, căn cứ theo quy định của pháp luật thì người lao động sẽ được nghỉ việc riêng mà vẫn hưởng nguyên lương trong những trường hợp sau: Kết hôn (3 ngày), con kết hôn (1 ngày), bố mẹ đẻ, bố mẹ chồng, bố mẹ vợ, vợ hoặc chồng, con mất (nghỉ 3 ngày).

Thỏa thuận xong, người lao động và người sử dụng lao động sẽ căn cứ vào tính chất công việc để đưa ra thời gian nghỉ không hưởng lương phù hợp nhất có thể.

Làm thế nào để đơn xin nghỉ phép không lương của bạn được sếp duyệt

Bạn sẽ có thể tự hỏi rằng tại sao chúng ta lại phải nêu rõ lý do nghỉ phép của mình? Và nó sẽ cần những nội dung như thế nào?

Tuy đơn xin nghỉ phép không lương rất đơn giản nhưng không phải người nào cũng biết cách trình bày. Để dễ dàng được nhà lãnh đạo xét duyệt, thì trước hết nó phải đảm bảo có đầy đủ các nội dung sau:

  • Phần mở đầu sẽ là quốc hiệu, tiêu ngữ luôn luôn được trình bày giữa dòng một cách trang trọng và đầy đủ.
  • Xuống dòng là phần Tiêu đề :” Đơn xin nghỉ phép không lương”.
  • Tiếp đến là thông tin Người nhận: Ở mục này, bạn nên điền thông tin người nhận và duyệt đơn của bạn, hay người quản lí trực tiếp của bạn.
  • Thông tin người làm đơn xin nghỉ phép bao gồm: Họ và tên, Mã nhân viên (nếu có), chức vụ, số điện thoại của nhân viên đó để liên hệ.
  • Thời gian xin nghỉ phép không lương: Phải ghi rõ mình nghỉ bao lâu, bắt đầu nghỉ là khi nào, và thời gian bắt đầu tiếp công việc là khi nào để nhà quản lý có thể kịp thời tiếp nhận để điều phối công việc.
  • Lí do xin nghỉ phép không lương phải chính đáng, thật hợp lý và đúng thực tế để nhà quản lý đồng ý cho bạn nghỉ.
  • Nội dung, người nhận bàn giao công việc, đã bàn giao công việc gì…
  • Thời gian làm đơn: Ngày tháng năm
  • Kí và ghi rõ họ tên người làm đơn.